アカウントの発行漏れや削除漏れは、多くの場合「ルールがないから」起きているわけではありません。ルールらしきものはあっても、入社・異動・退職といったイベントが発生したときに誰が動くのかが決まっていないために、その場の判断で処理され、結果として抜けが生じます。この記事では、3つのタイミングごとに決めておくべきことと、人事部門との連携の作り方を整理します。管理の全体像はアカウント管理システムの基本も合わせてご確認ください。
事故は「ルールの不在」ではなく「起点の不在」で起きる
アカウント管理の手順書を持っている組織でも、実際の運用では「人事から連絡が来たら対応する」という形になっていることが少なくありません。この形が弱いのは、連絡が来なかった場合に何も起きない点です。誰かが気づくまで、発行されていないアカウントも、残ったままのアカウントも放置されます。
そこで必要なのは、細かい手順を増やすことよりも、イベントごとに起点となる人と期限を決めておくことです。以下では入社・異動・退職の順に、決めておく項目を挙げていきます。
入社時に決めておくこと
- 誰が申請するか — 受入部署の責任者が申請する、というように申請元を一箇所に固定します。情シスが申請の有無を推測しなくて済む状態が目標です
- 発行するアカウントの標準セット — 全員に共通で必要なもの(端末ログイン、メール、社内共有など)を標準セットとして定義し、それ以外を追加申請とします。都度ゼロから考える運用をやめられます
- 初期パスワードの渡し方と初回変更 — 口頭や別経路で伝える、初回ログイン時に本人が変更する、という2点を手順に含めます。認証強化の考え方は多要素認証の基本も参考になります
- 権限は役割単位で付与する — 個人ごとに権限を組むのではなく、役割(職種・担当業務)ごとに定義したまとまりを割り当てます。設計の考え方は権限管理の記事で扱っています
異動時に決めておくこと
異動は最も見落とされやすいタイミングです。新しい部署で必要な権限は本人から要望が出るため付与されますが、旧部署の権限は誰も止めてほしいと言わないため、そのまま残りがちです。
- 権限は足すのではなく組み替える — 異動の申請書に「付与する権限」と「外す権限」の欄を両方設けるだけでも、片方だけ処理される事態を減らせます
- 旧部署の権限を落とす期限を決める — 引き継ぎのために一定期間残す運用にする場合は、いつまで残すのかを申請時点で書き、期限が来たら外します。期限を書かない例外は作らないことが要点です
- 兼務の扱いを事前に定義する — 兼務者は権限が重なりやすいため、兼務期間と、兼務解除時に外す範囲をセットで記録しておきます
退職時に決めておくこと
退職時にまず必要なのは作業手順そのものよりも、人事からの通知が情シスに届く経路です。経路が決まっていないと、退職の事実を情シスが後から知ることになります。
- 通知経路を一本化する — 人事から情シスへ、決まった様式で通知が届く形にします。上司経由の口頭連絡だけに頼らないことが重要です
- 退職日までに止める対象を一覧化する — 端末ログイン、メール、業務システム、外部サービス、VPNなど、対象の一覧を事前に作っておき、退職ごとにその一覧をたどります
無効化と削除の具体的な進め方、データの引き継ぎや保存期間の考え方については退職者アカウントの整理で詳しく扱っているため、本記事では触れません。
人事部門との連携をどう作るか
IDライフサイクル管理が安定するかどうかは、人事イベントを起点にできているかで大きく変わります。次の3点を意識すると、連携が作りやすくなります。
- 人事イベントを起点にする — 情シス側が気づいて動くのではなく、入社・異動・退職の決定が人事側で確定した時点で通知が発生する形にします
- 通知のタイミングを事前にする — 退職日当日の通知では、退職日までに止めるという運用が成立しません。何営業日前までに通知するかを合意しておきます
- 人事情報を見られない場合の代替を用意する — 情シスが人事システムを参照できない組織も多くあります。その場合は、人事側から定期的に対象者一覧の共有を受ける、あるいは月次で在籍者リストと突合する、といった代替手段を決めておきます
フローを紙に書いて終わらせないために
フローを作った直後は機能しても、時間が経つと形骸化することがあります。そうならないための工夫として、次の点をおすすめします。
- 担当者不在時の代替を決める — 申請先・承認者・作業者それぞれに代替者を置き、不在で止まらない状態にします
- 手順をチェックリスト化する — 文章の手順書よりも、チェックを入れる形式のほうが抜けに気づきやすくなります。管理の記録方法はアカウント管理台帳の記事も参考にしてください
- 定期棚卸しと二重化する — イベント起点のフローだけに頼らず、定期的に実態と突合する仕組みを併走させます。棚卸しの進め方はIDの棚卸しで解説しています
まずは自社の状況を確認する
入社・異動・退職のどのタイミングに弱さがあるかは、組織の規模や人事部門との距離によって異なります。applippliの無料診断では、約3分の質問に回答するだけで、自社のID・アカウント管理の対応状況を確認できます。まずは現状の把握から始めてみてください。